Praktisch

Voorbereidingstijd

Hou er rekening mee dat er minimaal 2 maanden – maar liefst tot 6 maanden - moet liggen tussen de boekingsaanvraag en de vertrekdatum. Hoe langer deze periode, hoe meer kans dat we onze preferente hotels, vluchten en activiteiten kunnen vastleggen.

Eenvoudige aanvraag

Vul ons boekingsaanvraagformulier in onder de door jou gekozen formule: gewenste vertrekdatum, aantal deelnemers (ruiters/niet-ruiters). Geef ook aan voor ruiters en niet-ruiters hoeveel personen een kamer willen delen of een eenpersoonskamer verkiezen. Aarzel niet ons telefonisch te contacteren bij de minste twijfel.

Vragenlijst en voorwaarden

Na jouw boekingsaanvraag sturen wij een Inschrijvingsformulier met vragenlijst samen met de Algemene en Bijzondere Voorwaarden. 

Vul deze vragenlijst in naar waarheid, bevestig je akkoord met de  Algemene en Bijzondere Voorwaarden, onderteken het document en stuur het terug. 

Private trektochten

De ondertekende vragenlijst vormt een wederzijds engagement. Gezien wij bestaande paardentrektochten upgraden, zijn onze treks exclusief voor onze reizigers, en hebben we afhankelijk van de bestemming minimaal 4 tot 7 ruiters nodig om een trektocht te boeken. Desgevallend komen we dan ook bij je terug met een voorstel voor een andere datum.

Een vlot boekingsverloop

Zodra we voldoende ruiters hebben en een beschikbare datum, gaan we snel te werk:

1. We maken een bestelbon op.
2. We verwachten de ondertekende bestelbon binnen 48 uur terug, samen met het bewijs van de voorschotbetaling van 70% van het totale bedrag.
3. Na ontvangst bevestigen wij officieel de bestelbon en hebben we een contract.  
4. Twee maanden voor vertrek vragen we je om het saldo te betalen.
5. Na ontvangst van het saldo maken wij een factuur op en sturen wij alle praktische informatie waaronder een “meeneemlijst” door.
6. De week voor vertrek spreken we de laatste aandachtspunten door.

Betaling en garantie

1. Voorschot

Wij moeten hotels, lokale vluchten/transporten, tickets en trails betalen bij boeking. Daarom zijn we genoodzaakt een voorschot van 70% van het totale bedrag te vragen bij jouw boeking.

2. Betaling Saldo 

8 weken voor vertrek dient het saldo van 30% betaald te worden. 

3. Jouw garantie

The Horse Traveller BV is lid van de Vereniging Vlaamse Reisbureaus VVR die helpt met het in regel stellen van onze activiteiten als reisonderneming. 

Wie in België reizen wenst te organiseren of door te verkopen moet hierbij voldoen aan de federale “Wet betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten” of in het kort de “Pakketreizenwet”.

Dit houdt in dat iedereen die geregeld reisovereenkomsten aanbiedt in het bezit moet zijn van de wettelijk verplichte insolventieverzekering en de er aan gekoppelde verzekering burgerlijke aansprakelijkheid reisonderneming.

De VVR werkt samen met MS Amlin Insurance SE (www.amlin.com) en The Horse Traveller BV heeft de aangeboden verzekeringen onderschreven:

De Insolventieverzekering biedt een garantie aan jou als klant (de reiziger) bij een mogelijk faillissement. 

De verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid van de reisonderneming komt tussen bij beroepsfouten waarbij de klant extra kosten moet maken.

Zorg voor een reis- en annuleringsverzekering die het land van bestemming dekt, inclusief medische kosten bij een ongeval tijdens het paardrijden. Wij kunnen je daarbij helpen.

We accepteren alleen ervaren ruiters en vragen schriftelijke bevestiging van voldoende rijervaring.

Trektochten zijn inspannend, dus meldt eventuele gezondheidsproblemen vooraf. 

Onze gidsen zorgen voor maximale veiligheid en het is nodig hun instructies te volgen.